近年、オンラインセミナーは様々な企業で活用されるようになってきました。
他社のオンラインセミナーを利用したことがあるというご担当者の方も多いのではないでしょうか。
しかし、実際に自社でもオンラインセミナーを実施したいと考えても、やり方が分らないと何からはじめるべきか悩んでしまいます。
今回は、オンラインセミナーのやり方を分りやすく順番に解説していきます。
また、最後にはオンラインセミナーで失敗しないためにやるべきことも紹介しています。
オンラインセミナーを初めて開催したいとお考えの方は、ぜひ最後までご覧ください。
オンラインセミナーの配信方法
オンラインセミナーは、2種類の配信方法から選択することができます。
はじめに、2つの配信方法について違いを解説します。
ライブ配信
ライブ配信は、リアルタイムで配信する方法です。
ライブ配信では、直接参加者からの質問に応えることができるため、疑問がその場で解決されるというメリットがあります。
円滑にセミナーが進むよう念入りな打ち合わせが必要になりますが、配信後の編集などの面倒な作業はありません。
オンデマンド配信
オンデマンド配信は、事前に準備したセミナーの動画を配信する方法です。
録画したものを配信するため、ライブ配信と比べて配信中のトラブルが発生する可能性は低いことがメリットとして挙げられます。
その場で参加者とコミュニケーションをとることはできませんが、動画をアーカイブに残せば参加者の自由な時間に見ることができるようになります。
【5ステップ】オンラインセミナーの事前準備
実際にオンラインセミナーを開催しようと思ったら、どのような準備が必要になるのでしょうか。
オンラインセミナーでは事前準備が成功の鍵となります。
準備をはじめる前に、どのようなことが必要になるのか段階ごとに確認しておきましょう。
ステップ1：ターゲットや目標の設定
まずは、開催するセミナーは誰に向けた内容なのかターゲットを決めます。
どのような悩みを抱える参加者へのセミナーにするのかや、参加者がセミナー後にどのような行動をとって欲しいのかを明確にしておきましょう。
また、オンラインセミナーの開催によって自社が達成したい目標を設定してセミナーの内容がぶれないようにしましょう。
ステップ2：テーマや開催日時、配信方法を決める
次にセミナーのテーマを決めます。
セミナーのテーマは、ステップ1で設定したターゲットのニーズを満たす内容を考えましょう。
テーマが決定したら、セミナー開催の日時を設定します。
外部に講師を依頼するケースもあるので、その場合は担当者とのスケジュール調整なども必要になります。
その際には、配信方法をリアルタイム配信かオンデマンド配信かを決めておきます。
リアルタイムの場合はセミナー当日までの綿密な打ち合わせ、オンデマンド配信は録画後の編集作業までのスケジュールを調整する必要があります。
また、配信ツールにはZoomやYouTubeなど様々な種類があるため自社に合ったものを選びましょう。
ステップ3：構成と資料を作成する
テーマやスケジュールなどが決まったら、セミナーの内容を構成していきます。
構成の作り方は、まず話したいことを全て書き出します。
参加者のニーズやセミナーのテーマに合っているかを確認しながら、実際の構成に組み込むかを決めます。
構成の中には、参加者に役立つ情報なども組み込まれると良いでしょう。
内容が決まったら、話す順番を決めて構成を完成させます。
その後、各項目について内容を掘り下げていき、参加者に伝わるような資料を制作します。
ステップ4：告知と申し込みフォームなどの準備
資料などの準備ができたら、いよいよセミナー参加者を募集するための告知をおこないます。
告知は、設定した開催予定日の１ヶ月ほど前からおこなえるように準備しましょう。
告知とあわせて、自社ホームページなどにセミナー参加の申し込みフォームも設置します。
ステップ5：配信環境の確認とリハーサル
告知の準備まで整ったら、セミナー本番までに配信環境を確認します。
オンラインセミナーではインターネット回線が安定していることが重要です。
また、参加者がセミナーに集中できるようカメラやマイクなどの機材はオンラインセミナー用に準備することをおすすめします。
そして、関係者をそろえて何度かリハーサルをおこない万が一のトラブルにも対応できるよう備えましょう。
リハーサルでは、音声と映像のチェックは必須です。
その他にも、役割分担やトラブルの際の対応方法なども綿密に打ち合わせしておきましょう。
オンラインセミナー配信当日のやること
オンラインセミナー当日の流れについて解説します。
セミナーの内容以外にも、当日は参加者に向けてアナウンスなどが必要になります。
ここで、セミナーを円滑に進めるために当日におこなうことを確認しておきましょう。
開催前の確認
セミナー開催の直前にも、機材などが正常に作動しているかをしっかりチェックしておきます。
スタッフの配置や機材の確認やカメラワークなども最後にもう一度確認しておくと本番中もスムーズに進行できます。
出欠確認と参加者への配信状況の確認
セミナー開始の時間が近づいてきたら、出欠の確認をおこないます。
ある程度の人数が揃ってきたら参加者へ音声や映像に乱れがないか確認し、事前の注意事項なども説明しておきましょう。
注意事項をあらかじめ説明することで、本番中にトラブルが発生した場合でも参加者も運営側も慌てることなく対応することができます。
トラブル対応
万が一、トラブルが発生してしまった場合は迅速な対応が求められます。
オンラインセミナーは配信時間が限られているため、素早く解決することが必要です。
綿密なリハーサルをしていても当日のトラブル発生を確実になくすことはできません。
しかし、対応方法を打ち合わせしておくと慌てないで的確に処理することが可能です。
オンラインセミナー終了後におこなうこと
無事にセミナーが終了したら、最後に参加者へフォローをすることで満足度がさらに向上します。
オンラインセミナーの後におこなうべきことについて紹介します。
質疑応答の時間を設ける
オンラインセミナーをどのようなスタイルで実施するかによって異なりますが、講師と参加者は音声やチャット機能でコミュニケーションをとることができます。
セミナーが終了したら、質疑応答の時間を設け直接会話したりチャットで参加者の疑問に応えましょう。
その場で問題を解決できると、参加者の満足度も高まります。
アンケートを実施する
全ての内容が終了したら、アンケートを実施します。
アンケートは、次回のセミナーに活かせるような内容やセミナー目的達成に繋がる内容にすると良いでしょう。
例えば、新規顧客獲得のためのセミナーの場合は現状の悩みを聞き出すような内容であると、セミナー終了後に対象の参加者へ個別でもアプローチしやすくなります。
アフターフォローも忘れずに
オンラインセミナーでは、実施後のアフターフォローも大切です。
メールなどでその後の経過を確認して、実際に商談に繋げていくこともできます。
また、当日に欠席することになってしまった申込者のために次回セミナーの案内やアーカイブを残しておくことも良いでしょう。
参加者に対しても、セミナー参加のお礼とあわせてフォローの連絡をします。
オンラインセミナーで失敗しないために
最後に、オンラインセミナーで失敗しないために押さえておきたい注意点を３つ挙げて紹介します。
注意点①配信に使用するツールを確認する
最初に述べたように、配信に使用可能なツールには様々な種類があります。
中には無料で利用できるものもあるため、オンラインセミナーの予算や配信ツールの機能をよく確認して選ぶようにしましょう。
例えば、Zoomは無料プランと有料プランから選ぶことができ、無料の範囲でも機能が充実しているため多くの企業から利用されています。
また、配信する際の機材も確認が必要です。
特に、オンラインセミナーで音声は重要なのでマイクは聞こえやすいものを準備することをおすすめします。
注意点②インターネット環境を整える
オンラインセミナー開催中、通信状況が不安定になると考えられることは避けましょう。
他の人のWi-Fi使用や大きなデータのアップロード、ダウンロードを控えたりすると安定したインターネット環境を維持できます。
元々のインターネット環境やPCのスペックも確認して、必要であればルーターを新しいものに変えるなども検討しましょう。
注意点③リハーサルは念入りにおこなう
オンラインセミナーでは、リハーサルは必ずおこなうべき項目です。
特に、リアルタイム配信の場合はオンデマンド配信に比べてトラブルの発生率が高いため、配信中の対応方法についてもよく話し合っておくようにしましょう。
まとめ
本記事では、オンラインセミナー開催までの流れを５つのステップに分けて解説しました。
オンラインセミナーでは、事前に念入りな準備や関係者での打ち合わせが不可欠です。
また、開催後の参加者へのフォローによってオンラインセミナーの効果にも差が出てきます。
やって終わりのオンラインセミナーではなく、確実に成果に繋がるよう計画的な実施を考えましょう。
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